تبدیل شدن به یک متخصص اداری - Become an Administrative Professional

یک متخصص اجرایی را اغلب `نقشی بدون شرح وظیفه` می‌نامند، زیرا مسئولیت‌ها می‌توانند بسیار متفاوت باشند. هنگامی که از یک مدیر اجرایی پشتیبانی می‌کنید، باید آماده باشید تا انتظارات غیرمنتظره را داشته باشید. با این وجود، وظایف و مهارت‌های شغلی اساسی وجود دارد که اکثر متخصصان اداری از آنها استفاده می‌کنند. در این دوره مربی Aimee Reese اسرار مدیرهای فصلی و موفق را فاش می‌کند، و توصیف می‌کند مسیر شما به سمت پشتیبانی اجرایی سطح C چگونه پیش می‌رود. وی مهارت‌های بین فردی مورد نیاز را توصیف می‌کند، از کار با همکاران و حمایت همزمان از چندین مدیر، کار در تیم و مدیریت سایر مدیران. بعلاوه، مهارتهای خاص شغل مانند رسیدگی به نامه و ایمیل، مدیریت تقویم، تنظیم جلساتبی‌ عیب و نقص و استفاده از آخرین فناوری ‌را بیاموزید.

حرفه‌ای بودن در امور اداری، یک کار پاداش آور و چالش برانگیز است. این مجموعه نکاتی را برای کمک به شما در حفظ تمرکز، تعادل و همگام‌سازی با رئیس خود ارائه می‌دهد و به سرمایه‌ای بی‌ بدیل برای هر شرکتی که در آن کار می‌کنید تبدیل می‌شود. دستیار اجرایی و مربی April Stallworth به شما کمک می‌کند مهارت‌های کلیدی مانند gatekeeping، مدیریت پروژه و پیمایش سیاست‌های اداری را توسعه دهید. او ابزارهایی را برای کمک به شما در تولید و کارآیی بیشتر و منابع برای یافتن پاسخ‌های خاص صنعت شما معرفی می‌کند. او همچنین به شما کمک می‌کند نام تجاری و شبکه خود را بسازید، تا به شما کمک کند راه را برای شغل بعدی یا ارتقا سطح خود باز کنید.

تلفن، ایمیل یا پیامک؟ یاد بگیرید که در چه مواقعی از چه روش ارتباطی استفاده کنید. سوزانا کای با ایمیل شروع می کند، همه چیز را از تنظیم امضا گرفته تا صدای مناسب را توضیح می دهد. او همچنین نحوه استفاده بهینه از پاسخ دهندگان خود، تأیید دریافت ایمیل و پیگیری ایمیل های بی پاسخ را توضیح می دهد. این درس ها به بینندگان کمک می کند تا ارتباطات ایمیل خود را ارزیابی کرده و اطمینان حاصل کنند که گیرندگان به هیچ وجه آنها را سوء تفسیر نمی کنند. مورد بعدی آداب متن است، از جمله اینکه چه چیزی و چه چیزی در پیامک نباید گفته شود. سوزانا سپس به ارتباطات تجاری متداول مانند نامه ها، درخواست های پرداخت و تشکر و نحوه ایجاد ارتباط بین موارد ضروری در سطح اضطراری توجه می کند. در نهایت، این دوره شامل آداب معاشرت تلفنی، از جمله تبریک مناسب، پست صوتی، پیام های خارج از دفتر و رفتار ضروری تلفن است.

اگر هفته ای 10 ساعت اضافه داشته باشید چه کار می کنید؟ غیر ممکن به نظر می رسد؟ در این دوره، دیو کرنشاو، کارشناس بهره‌وری به شما نشان می‌دهد که چگونه در کوتاه‌ترین زمان ممکن کارهای بیشتری انجام دهید و از آن زمان آزاد گرانبها بیشتری در اختیارتان بگذارید. این دوره مبانی نظری و عملی را برای بهره وری بیشتر ترسیم می کند و موانعی را که می توانند بر سر راه باشند توضیح می دهد. سپس استراتژی‌های عملی برای افزایش بهره‌وری در سه حوزه اصلی ارائه می‌کند: چگونه عادت‌هایی را برای سازماندهی بیشتر و کاهش شلوغی در فضای کاری خود ایجاد کنید. چگونه از نظر ذهنی بر سر کار باقی بمانید و کارهایی که در سرتان شناور است را حذف کنید. و چگونه می توانید یک بودجه زمانی ایجاد کنید تا بیشترین کار را در طول روز کاری خود انجام دهید و بر با ارزش ترین فعالیت های خود تمرکز کنید. اگر به دنبال استراتژی هایی برای کمک به مدیریت کارآمدتر زمان خود بوده اید، این دوره ممکن است ارزش وقت شما را داشته باشد. اهداف یادگیری اصول مدیریت زمان را کشف کنید. مشخص کنید که چرا تعویض وظیفه یک روش ناکارآمد برای کار است. برنامه و فضای کاری متمرکزتر ایجاد کنید.

مربی بهره وری، نویسنده و تهیه کننده برنده جایزه Emmy مربی Paula Rizzo فرآیندهای آزمایش تست-راه، سیستم‌ها، نکات و هک‌های خود را برای یادداشت برداری موثر به اشتراک می‌گذارد. نحوه ثبت اطلاعات مهم، پردازش موثر آنها و اقدام را کشف کنید. روش‌های مختلف یادداشت برداری را کشف کنید. بین شرایطی که یادداشت برداری مهم است و موقعیت‌هایی که در آن نیست تفاوت قائل شوید. برای تعیین اینکه چه اطلاعاتی مفید است، یک تکنیک ساده بیاموزید و بهترین روش‌ها را برای یادداشت برداری دستی بگیرید. راهکارهایی را برای استفاده از یادداشت برداری آنالوگ و دیجیتال با هم به نفع خود بیاموزید. برخی از روش‌های یادداشت برداری غیر سنتی و همچنین روش‌های اثبات شده برای تولید یادداشت‌های عالی را کاوش کنید. هنگامی که یادداشت‌های عالی داشتید، پس چه کاری انجام می‌دهید؟ میانبرهایی برای فهم سریعتر یادداشت‌های شما وجود دارد، بنابراین می‌توانید عملی شوید. کشف کنید که چگونه برای دیگران یادداشت‌های واضح و روشن ثبت کنید. بیاموزید که چگونه از قبل برنامه ریزی کنید و از هر جلسه احساس قدرت و آمادگی برای انجام کارها بیرون بیایید.

یاد بگیرید که چگونه به طور موثر ارتباط برقرار کنید. مهارت‌های ارتباطی شما بر آینده شغلی شما تاثیر می‌گذارد، ارزش شما به شرکت شما و احتمال ترفیع شما بستگی دارد. این درس به شما کمک می‌کند در انواع موقعیت‌های حرفه‌ای ، بهتر ارتباط برقرار کنید، از جمله جلسات، پیام‌های ایمیل و سخنرانی‌ها. مدرسان Tatiana Kolovou و Brenda Bailey-Hughes چهار بلوک ساختمانی: ارتباطات بین افراد، پیام، متن، و گوش دادن را معرفی می‌کنند و نشان می‌دهند که چگونه در شرایط مختلف کاربرد دارند. این دوره از طریق استفاده از تصاویر و ابزارهای کاربردی، نشان می‌دهد که چگونه این شایستگی اصلی را ایجاد کرده و به شیوه‌ای که به طور موثر و حرفه‌ای پیام شما را منتقل می‌کند ارتباط برقرار کنید. موضوعات شامل: چهار ستون یک سناریوی تجاری را به یاد بیاورید. اصطلاح "مردم" را در متن یک سناریوی ارتباطی کاوش کنید. به یاد بیاورید که چگونه مدل Think، Feel، Do را برای یک سناریوی ارتباطی اعمال می کند. قسمت های پیام را در یک سناریوی ارتباطی شناسایی کنید. کانال را در یک سناریوی ارتباطی بشناسید. اهمیت زمینه را در یک رویداد ارتباطی اعمال کنید. مهمترین مولفه های گوش دادن را مرور کنید.

آیا تاکنون برای نه گفتن ، مخالفت با همکاران یا ارائه بازخورد سخت به مشکل برخورده اید؟ ابراز وجود مهارت مهمی برای تسلط است ، به ویژه برای هر کس که در یک نقش رهبری کار می کند یا آرزو دارد. بیاموزید که چگونه بلند صحبت کنید و صدای خود را به گوش دیگران برسانید. این دوره برای توانمندسازی افرادی که تلاش می کنند خود را به طور حرفه ای یا شخصی ادعا کنند ، طراحی شده است. Emilie Aries ، متخصص شغلی ، از جنبه هایی مانند ارتباط قاطع ، زبان بدن و لحن پشتیبانی می کند. او همچنین توضیح می دهد که چرا بعضی اوقات ابراز وجود دشوار است و تاکتیک هایی را برای غلبه بر ترس شما فراهم می کند - و آنچه را که از کار و زندگی می خواهید به دست می آورید.

مایکروسافت ورد دارای گزینه‌ها و ویژگی‌هایی است که تسلط بر آن‌ها ممکن است سال‌ها طول بکشد، اما اگر فقط نیاز به ایجاد یک سند ساده دارید، راه‌اندازی و اجرای آن با Word نیز آسان است. در این دوره کوتاه، نیک برازی، مربی کارکنان LinkedIn Learning به شما نشان می‌دهد که چگونه با نسخه اشتراکی Microsoft Word، با تمرکز بر رایج‌ترین ویژگی‌های اساسی که هر کاربر برای شروع به آن نیاز دارد، شروع به کار کنید. Nick با نشان دادن نحوه ایجاد، باز کردن و ذخیره اسناد جدید شروع می کند. در مرحله بعد، او قالب بندی در Word را پوشش می دهد، از قالب بندی متن/پاراگراف تا طرح بندی صفحه. او همچنین نحوه کار با سبک‌های داخلی در Word را نشان می‌دهد، نحوه همکاری در یک سند را با استفاده از ویژگی Track Changes نشان می‌دهد، میانبرهای صفحه کلید مفید را به اشتراک می‌گذارد و موارد دیگر.

آیا به دنبال شروع به کار با Microsoft Excel هستید؟ در این دوره در سطح مبتدی، مربی دیوید ریورز را دنبال کنید تا کاربران جدید را با مبانی اکسل آشنا کند. دیوید رابط اکسل را پوشش می دهد، سپس نحوه ایجاد کتابهای جدید، افزودن و قالب بندی اعداد و متن، کار با فرمولها و توابع اساسی و استفاده از ویژگیهای کلیدی مانند تکمیل خودکار را توضیح می دهد، که به شما امکان می دهد سلولهای جدید را با استفاده از سلولهای موجود در آنجا پر کنید. یک الگو است او به شما نشان می دهد که چگونه ستون ها و سطرها را فریز کنید، نمودارها را وارد کنید، صفحات گسترده خود را به سرعت با دیگران به اشتراک بگذارید و موارد دیگر.

آیا می‌خواهید Outlook برای Microsoft 365 را بخشی از جریان کار خود قرار دهید؟ در این دوره، مربی Jess Stratton به شما کمک می‌کند تا با استفاده از این ایمیل ضروری و برنامه تقویم، سرعت بگیرید. او با نشان دادن نحوه کار با ایمیل، از جمله نحوه خواندن و ارسال ایمیل، کار با پیوست‌ها و راه اندازی یک حساب ایمیل خارج در Outlook شروع می‌کند. در مرحله بعدی، او نحوه افزودن مخاطب و ایجاد گروه‌های تماس را برای ایمیل کردن همزمان چندین نفر پوشش می‌دهد. برای جمع بندی، او نحوه تنظیم جلسات و مدیریت تقویم شما را در Outlook نشان می‌دهد.

با پاورپوینت برای مایکروسافت 365 شروع کنید. این دوره برای هرکسی است که در پاورپوینت تازه کار است و مایل به ایجاد و ارائه نمایش اسلاید و ارائه است. مربی کارمند، گاریک چاو، با نشان دادن نحوه ایجاد یک ارائه جدید از ابتدا یا با انتخاب یک الگو از میان صدها الگوی موجود در گالری ارائه پاورپوینت، شروع می کند. Garrick نحوه اضافه کردن محتوا مانند متن، تصاویر، صدا و ویدئو و حتی لینک در اسلایدهای پاورپوینت را توضیح می دهد. در طول مسیر، بیاموزید که چگونه می توانید تعامل را با انتقال متحرک اضافه کنید، و ارائه خود را صادر، به اشتراک بگذارید و ارائه دهید. اهداف یادگیری سه روش برای ایجاد یک اسلاید جدید را بشناسید. هدف چهار پنل موجود در پاورپوینت را مشخص کنید. دو روش برای درج تصویر در یک اسلاید را به یاد بیاورید. سه گزینه موجود در کادر گفتگوی Header و Footer را شناسایی کنید. سه تکنیک را برای رفتن به اسلاید بعدی در طول ارائه توضیح دهید. نحوه اشتراک گذاری یا مشاهده یک ارائه آنلاین را تعیین کنید.

ویژگی های اصلی تیم های مایکروسافت را کشف کنید و ببینید چگونه می توانید همکاران را گرد هم بیاورید، مکالمات و محتوا ایجاد کنید و همکاری موثرتری داشته باشید. نویسنده نیک برازی موارد ضروری استفاده از تیم ها را شروع می کند، با تنظیمات اولیه، ایجاد تیم های جدید و پیوستن به تیم های موجود. نیک تیم ها و اعضای سازماندهی را پوشش می دهد و نحوه انجام مکالمات را نشان می دهد. او نحوه ایجاد جلسات برنامه ریزی شده یا شروع جلسات بداهه در داخل تیم ها را توضیح می دهد و به اشتراک گذاری فایل ها را نشان می دهد. در نهایت، نیک سفارشی سازی تنظیمات کاربر را در اختیار شما قرار می دهد و نحوه استفاده از Teams در دستگاه های تلفن همراه را توضیح می دهد. اهداف یادگیری ارتباط موثر سازماندهی تیم ها ایجاد مکالمات برنامه ریزی و شروع جلسات ویدئویی به اشتراک گذاری فایل ها برنامه ها و ویژگی های اختیاری جستجوکردن تنظیمات و سفارشی سازی کار با برنامه موبایل